รีวิว Airtable ดีกว่า Excel ยังไง?

Airtable คืออะไร ?

เป็นเพลตฟอร์มให้บริการออนไลน์ ที่รวมเขาข้อดี 2 อย่างเข้าด้วยกัน คือ Spreadsheet (สเปรดชีต)  + Databases (ข้อมูล) สำหรับการทำ Data Visualization เป็นการนำ Data ข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งต่างๆ เพื่อ วิเคราะห์ ประมวลผล  แล้วแสดงข้อมูลออกมาในรูปแบบ กราฟ แผนภูมิ ที่เรามองด้วยตาแล้วทำความเข้าใจได้เลยโดยไม่ต้องบรรยายอธิบายเพิ่มอีก

รีวิวที่ดีนั้นต้องมีราคา

สำหรับ Airtable นั้นจะขายอยู่ 3 Package คือ Plus กับ Pro และ Enterprise

1. Airtable Free
   – ไม่จำกัด Bases จะสร้างกี่ Bases ก็ได้แต่ละ Bases จะมีพื้นที่ 2GB เรื่อยๆ
   – แนบไฟล์ต่อ Base ได้สูงสุด 2GB
   – เชิญเพื่อนมาร่วมใน Base ได้สูงสุด 5 คนเท่านั้น
   – เพิ่มแถว Rows ได้สูงสุด Records per table = 1,200 บรรทัดเท่านั้น
   – Records per base = 1,200
   – Revision and snapshot history 2-week
2. Airtable Plus : $10 /คน/เดือน และ $12 /คน/เดือน
   – ไม่จำกัด Bases จะสร้างกี่ Bases ก็ได้แต่ละ Bases จะมีพื้นที่ 5GB เรื่อยๆ
   – แนบไฟล์ต่อ Base ได้สูงสุด 5GB
   – เชิญเพื่อนมาร่วมใน Base ได้ไม่จำกัด
   – เพิ่มแถว Rows ได้สูงสุด Records per table = 5,000 บรรทัดเท่านั้น
   – Records per base = 5,000
   – Revision and snapshot history 6-month
3. Airtable Pro : $20 /คน/เดือน และ $24 /คน/เดือน
   – ไม่จำกัด Bases จะสร้างกี่ Bases ก็ได้แต่ละ Bases จะมีพื้นที่ 20GB เรื่อยๆ
   – แนบไฟล์ต่อ Base ได้สูงสุด 20GB
   – เชิญเพื่อนมาร่วมใน Base ได้ไม่จำกัด
   – เพิ่มแถว Rows ได้สูงสุด Records per table = 50,000 บรรทัดเท่านั้น
   – Records per base = 50,000
   – Revision and snapshot history 1-year
4. Airtable Enterprise
   – ไม่จำกัด Bases จะสร้างกี่ Bases ก็ได้แต่ละ Bases จะมีพื้นที่ 1TB เรื่อยๆ
   – แนบไฟล์ต่อ Base ได้สูงสุด 1TB
   – เชิญเพื่อนมาร่วมใน Base ได้ไม่จำกัด
   – เพิ่มแถว Rows ได้สูงสุด Records per table = 250,000 บรรทัดเท่านั้น
   – Records per base = 100,000
   – Revision and snapshot history 3-year

Airtable คิดเงินอย่างไร

นอกจากที่เราซื้อแพคเกจแล้ว ระบบมีวิธีการคิดค่าบริการเพิ่มจากเราอีก 2 กรณี ดังนี้ครับ

• จำนวน Account
  ถ้าเราใช้คนเดียวไม่ได้แชร์ Base หรือ Workspace ให้ใครก็จะคิดเรทราคาตามที่ผมแจ้งด้านบน คือ $10-$20 ต่อเดือน คำว่าแชร์คือการแชร์ให้คนอื่นเข้ามาแก้ไขได้นะครับ ไม่ใช่แชร์ให้ดูอย่างเดียว ถ้าดูได้อย่างเดียวเป็นการแชร์ลิ้งให้ก็ไม่ได้คิดเงินเราเพิ่มอยู่แล้ว
• จำนวน Workspace
  เวลาเราอัพเกรดเขาจะคิดค่าบริการต่อ Workspace และต่อ Account ที่อยู่ใน Workspace
  เช่น ถ้า My First Workspace เราแชร์ให้กับคนอื่นแก้ไขงานได้อีก 5 คน ก็จะคิดเงินเราดังนี้
  Plus Plan จะได้ = 1 Workspace + 5 User = $720 per year หรือรายเดือน $60 per month
  Pro Plan จะได้ = 1 Workspace + 5 User = $1,440 per year หรือรายเดือน $120 per month
• การสร้าง Workspace
  เราสามารถสร้าง Workspace และ Base ได้ไม่จำกัดจำนวน แต่มีการจำกัด Records ตามแพคเกจ

Airtable แผนตลอดชีพ

ทาง Airtable เคยเปิดขายแบบใช้ได้ตลอดชีพจริงครับ เพราะตัวที่ผมเอามารีวิวเป็นตัวที่เขาขายเมื่อนานมากแล้วช่วงแรกๆ ถ้าใครซื้อทันช่วงนั้นก็แสดงความยินดีด้วยครับ คุณไม่ต้องจ่ายรายเดือน ข้อสำคัญคือ ห้ามแชร์ด้วยเมล์ สำหรับ Plan ใช้ได้ตลอดชีพนั้นเราจะแชร์ให้คนอื่นเข้ามาแก้ไขงานด้วยไม่ได้  ใช้ได้คนเดียวโดดเดี่ยวเดียวดายเท่านั้น แต่แชร์ลิ้งไปให้คนอื่นดูได้นะครับ ส่วนข้อจำกัดอื่นๆ มีดังนี้ครับ

Airtable CREATOR PLAN

• 50,000 Records
• 20GB Attachment space
• 7 Sync integrations
• 1 Workspace
• ห้าม invite คนอื่นเข้ามาเด็ดขาย ไม่งั้น LTD หลุดทันที

ความหมายฟังก์ชั่นใน Airtable

ความแตกต่างระหว่าง 2 แพคเกจ ก็คือความสามารถในการเก็บข้อมูลและการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลอื่นๆ

• Airtable Extensions per base คือ
  ความสามารถในการเพิ่มปลั๊กอิน AddOn ให้กับ Base เพื่อที่จะแสดงภาพและสรุปบันทึกของเราในรูปแบบที่มีสีสัน เช่น การสร้างแผนภูมิ กราฟสถิติ หรือ รวมกับระบบส่ง SMS เช่น Twilio ได้
• Airtable Sync integrations คือ
  ความสามารถในการเชื่อมต่อกับ App, Platform อื่นๆ เพื่อทำระบบอัตโนมัติ Automation โดยไม่ต้องใช้คน
• Airtable Records per base คือ
  จำนวนแถวตารางที่มีสูงสุดต่อ 1 Base ที่เราสร้างมาเก็บข้อมูล ถ้าเป็น Excel ก็จะมีกี่บรรทัดก็ไดุ้฿กไหมครับ แต่ AirTable เขาขายจำนวนบรรทัด 5,000 – 50,000 แถวต่อ 1 Base
• Airtable Attachments per base คือ
  ขนาดไฟล์รวมทั้งหมด ที่เราแนบได้สูงสุดต่อหนึ่ง Base- Airtable Plus แนบได้ 5GB / Base
  – Airtable Plus แนบได้ 20GB / Base
• Airtable Revision & snapshot history คือ
  เป็นการเก็บประวัติ History การแก้ไขของ Base และสามารถย้อนเวลากลับไปวันนั้นได้

Records per table กับ Records per base ต่างกันอย่างไร

จะเห็นได้ว่าทุก Plan นั้นจะมีการจำกัด table กับ base ที่จำนวนเท่ากัน คือ 1,200 / 5,000 / 50,000 แต่จะมี Enterprise Plan ที่จำนวน table กับ base ต่างกัน คือ

• Records per table = 250,000
• Records per base = 100,000

อธิบายได้ดังนี้

Records per base  หมายถึง จำนวนข้อมูลที่บันทึกต่อ base เช่น มีหลาย table แต่รวมทุกตารางแล้วต้องมีข้อมูล Records ไม่เกิน 100,000

Records per table หมายถึง จำนวนแถวข้อมูลในแนวนอนของ table เช่น Plan Free มีได้สูงสุด 1,200  table

Permission levels สิทธิ์การเข้าถึง

ใน Airtable เราสามารถเพิ่ม collaborators (User) ลงในระดับ workspace หรือ base ใดก็ได้ เพื่อให้ทำงานร่วมกัน สิทธิ์การเข้าถึงจะเป็นดังนี้

• Read-only หรือ Commentor ในตัว Free plan ทำได้แค่นี้  คือ อ่านและพิมพ์คอมเม้นท์ได้อย่างเดียว ไม่มีสิทธิ์สร้าง/เพิ่มข้อมูล
• Creator คือ แก้ไข สร้าง ตั้งค่า ทำได้ทุกอย่าง เหมือนเป็นเจ้าของเองเลย
• Editor คือ แก้ไข / เพิ่ม records แต่ไม่สามารถตั้งค่าได้

คำศัพท์ของ AitTable ที่ต้องรู้

• Spreadsheet = Base
  แต่ละ Base จะมีสเปรดชีตและฐานข้อมูลของตัวเอง ซึ่ง AriTable เรียกว่า Base
• Tabs = Tables
  ในแต่ละสเปรดชีตก็จะมีแท็บชุดข้อมูลที่จัดเก็บแบบตารางที่ AriTable เรียกว่า Tables
• Rows = Records
  สเปรดชีตมีแถวข้อมูล (แถวตามแนวนอน) ซึ่ง AriTable เรียกว่า Records
• Columns = Fields
  สเปรดชีตจะมีคอลัมน์ข้อมูล (แถวแนวตั้ง) สามารถกำหนดคุณสมบัติของฟิลด์ได้ เพื่อจัดรูปแบบข้อมูล เช่น Text, Date, Tag, URL ซึ่ง AriTable เรียกว่า Fields (ฟิลด์)

Airtable ต่างจาก Excel อย่างไร ?

ข้อดีแรกของ Airtable ที่เราเห็นได้ชัดเจนเลยก็คือ แต่ละ Cell (ช่องตาราง)  ถูกออกแบบมาให้เราสามารถกำหนดคุณสมบัติให้มันก่อนที่จะใช้ทำงาน เช่น กำหนดให้ Columns หรือที่เรียกว่า Fields (แถวแนวตั้ง) ให้สามารถแนบไฟล์ได้ / พิมพ์ข้อความได้ / ตั้งวันที่ได้ / เป็น Tag ให้เลือก ซึ่งใน Excel นั้นเราจะต้องพิมพ์ก่อน แล้วไปกำหนดเป็น ตัวอักษร หรือ ตัวเลขใช้คำนวณ ซึ่งในการใช้งาน Airtable  จะเก่งกว่าในเรื่องของการจัดการ และ Excel จะเก่งกว่าในเรื่องของการคำนวณตัวเลข ทีนี้เรามาไล่ดูทีละข้อๆกัน โดยที่ผมเอาข้อดีของ Airtable ที่ Excel ไม่มีให้

• Airtable กำหนดคุณสมบัติของ Columns (Fields) ได้หลากหลายกว่า Excel
• Airtable สามารถคำนวณและเชื่อมกับ App อื่นๆ เพื่อสร้างกราฟ รายงานได้อย่างรวดเร็ว
• Airtable ให้บริการ Online เช่นเดียวกับ Google Sheets, Office 365 Excel
• Airtable แชร์ไฟล์ได้ง่าย ซ่อน ปิดข้อมูล ได้ทุกช่องที่เราไม่อยากให้เห็นได้ดีกว่ามาก
• Airtable ใช้ทำงานร่วมกันได้หลายคน ดังนั้นทุกคนสามารถแก้ไขข้อมูลได้แบบเรียลไทน์
• Airtable มีระบบเก็บข้อมูล แม้ไฟล์แนบจะเยอะ แต่ก็แชร์ไฟล์กันได้สบายๆ Excel แนบรูปขนาดไฟล์ใหญ่มาก
• Airtable มาพร้อมกับ Calendar / Form / Grid / Kanban / Grantt ทำงาน คำนวณ งานโปรเจ็ค ได้อย่างสบายๆ
• Airtable สามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอื่นๆได้กว่า 100+ ช่องทาง
• Airtable มี Template ให้เราเลือกใช้งานกับโปรเจ็คที่ตรงกับเรามากมาย
• Airtable เราสามารถเขียน Code สร้างคำสั่งอัตโนมัติได้ เช่น ส่งเมล์ / ยื่น invoice / รับข้อมูลจาก LINE

ใช้ Excel อยู่จำเป็นต้องย้ายไปใช้ Airtable ไม๊ห๊ะ ?

Airtable ดีกว่ายังไง ?

Microsoft Power BI กับ Airtable

สองซอฟแวร์นี้จุดประสงค์การใช้งานต่างกันหากจะเทียบกันคงไม่ได้ เพราะสร้างขึ้นมาใช้งานคนละแบบ ดังนี้ครับ

• Airtable คือ เครื่องมือที่ใช้ตารางสเปรดชีต ที่แต่ละตารางสามารถเก็บฐานข้อมูลเป็นค่า ตัวเลข ไฟล์แนบ โดยที่เราสามารถนำค่าในตารางไปใช้ทำ Data Visualization เพื่อสร้างกราฟสรุปข้อมูลได้ ต่างกับ Microsoft Power BI
• Microsoft Power BI คือ เครื่องมือที่ใช้ทำ Data Visualization โดยเฉพาะ เพราะนอกจากจะใส่ข้อมูลในตัวได้โดยตรงแล้วยังสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกที่หลากหลายกว่า เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก

Airtable เที่ยบกับอะไร ?

แน่นอนว่าเครื่องมือบนโลกนี้หลายๆ ตัวพัฒนาขึ้นมาจากการนำข้อดีของแพลตฟอร์มอื่นๆ มรวมกันทำให้เกิดเป็นเครื่องมือใหม่ที่ตอบโจทน์ แก้ไขปัญหาการใช้งานที่ดีขึ้น Airtable ก็เช่นกันย่อมต้องมี๕ุ่แข่งทางการค้า และแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่สามารถใช้แทนกันได้หรือมีลักษณะการทำงานที่คล้ายๆกัน และนี้คือแพลตฟอร์มที่เราสามารถหาข้อมูลเพื่อเป็นอีกทางเลือก หาก Airtable ยังไม่ตอบโจทน์การใช้งานทางธุรกิจคุณนะครับ

1. softr.io
2. Hive.com
3. Trello
4. Smartsheet
5. Workzone
6. Monday.com
7. ClickUp
8. Asana
9. Nifty
10. Notion
11. Proofhub
12. Google Tables
13. NocoDB
14. Quip
15. Stackby
16. Coda
17. Baserow

สูตร วิธีสมัคร Airtable ฟรี เหมือนได้ Pro ?

เมื่อเราสมัคร Airtable จะให้เราทดลองใช้ 14 วัน หลังจากนั้นฟังก์ชั่นต่างๆ ในตัว Pro จะถูกตัดออก ลดลงไป แต่เราก็ยังสามารถใช้งานได้ปกติ หากไม่เกินตามที่เขากำหนด ผมมีทริปสำหรับบางฟังก์ชั่นที่เมื่อฟรีหมดอายุมันจะหายไป แต่ถ้าเราเปิดใช้งานมันไว้ก็จะยังให้ใช้ได้ตลอดไป หุหุ

ทำให้ Multiple กับ Single Select  ใช้ได้ตลอดชีพ

เมื่อเราสร้าง Base และเพิ่ม Tables เข้ามาแล้ว ในส่วนของฟังก์ชั่น Multiple Select กับ Single Select ให้เราสร้างสีแต่ละสีเยอะๆ เพื่อที่เวลา Free Plan หมดลง ฟังก์ชั่นสีของ Tag จะยังใช้ได้ใน Tables นั้น เราแค่ Duplicate Base ที่มีสีอยู่ครบเพื่อขึ้น Base ใหม่ ก็จะได้สีจี๊ดๆ เหมือน Plan Pro ครับ

• สร้าง Multiple Select โดยการใส่เลข 0 ในช้อง Tag ของสีไปเรื่อยๆจนได้ซัก 100-200 Tag สีเพื่อเก็บสีไว้
• ทำการ Duplicate field ของ Multiple Select เปลี่ยนเป็น Single Select เก็บไว้อีกแถว
• แค่นี้เมื่อครบทดลองใช้ 14 วัน หลังจากนั้นเราก็จะได้ Tag สีไว้เปลี่ยนชื่อใช้งานต่อไปแล้วครับ
• Multiple/Single Select เมื่อพ้นช่วงทดลองใช้แล้วสีที่เราสร้างไว้ก็จะยังใช้งานได้ตลอดไป
• ถ้าเรา Duplicate field ของ Multiple/Single Select สีที่เราทำไว้ก็มาด้วย ไม่หาย
• ถ้าเรา Duplicate Base สีที่อยู่ใน Multiple/Single Select ก็ตามาด้วยไม่หายครับ

วิธีซื้อ Plan โดยไม่ต้องจ่ายแพง

วิธีการก็คือให้เราลำดับความสำคัญก่อนว่าว่าแต่ละทีม มีใครที่ต้องแก้ไข/เพิ่มข้อมูล กับ ดูได้อย่างเดียว แล้วมี user กลางสำหรับใช้ร่วมกันในทีม เช่น
Team Graphic 
– ดราฟฟิกออกแบบ = เพิ่ม/แก้ไขได้ = Plus Plan
– คอนเทนต์  = เพิ่ม/แก้ไขได้ = Plus Plan
– ตรวจงาน = ดู/คอมเม้นต์ ได้อย่างเดียว = Free Plan
– หัวหน้า = ดู/คอมเม้นต์ ได้อย่างเดียว = Free Plan
สรุป ซื้อแค่ 2 User อีก 2 ใช้ตัวฟรีรับลิ้งตรวจงานหรือดูได้อย่างเดียว (ไม่แชร์ Base )

—————————————————-

ปล. ขอขึ้นหัวข้อไว้ก่อน เดี๋ยวมาเขียนทีละนิดๆ นะครับ