ทำอย่างไรกับ E-mail ของพนักงานที่ลาออกไปแล้ว ?
คงมีคำถามมากมายที่อยากจะถามเกี่ยวกับเมล์บริษัทฯ เช่น
- ลาออกแล้วแต่จำเป็นต้องใช้ E-mail ของบริษัท
- ลาออกจาากบริษัทไปแล้ว แต่อีเมล์ของเรายังถูกใช้งานอยู่
- โอนข้อมูลในอีเมล์ทั้งหมดให้กับอีเมล์ส่วนตัวได้ไหม
- เปลี่ยนเมล์ของบริษัทเป็น Gmail, Hotmail ไปใช้ส่วนตัวได้ไหม
- เปลี่ยนเมล์พนักงานที่ลาออก เป็นชื่อพนักงานคนใหม่ที่มาแทนได้ไหม
จะว่าไปแล้วเรื่องนี้เป็นปัญหาสำคัญระดับชาติเลยนะครับ หลายครั้งที่ผู้บริหารไม่รู้ และแม้แต่ IT Supports เองก็ไม่รู้ขั้นตอนว่าต้องทำอย่างไรกับเมล์ของพนักงานที่ลาออกไปแล้ว ทำอย่างไรถึงจะสามารถจัดการกับข้อมูลสำคัญๆ ของพลักงานคนนั้นไว้ และเมื่อ HR หาพนักงานใหม่มาแล้วต้องส่งต่องานอย่างไรถึงจะถูกวิธี วันนี้ผมจะมาเล่าให้ฟัง
บริษัท กับ ลูกจ้าง
เรื่องระบบเมล์นั้นผมขอแบ่งออกมาเป็น 2 ฝั่งก็แล้วกันนะครับ คือ
- ฝั่งของบริษัทผู้ว่าจ้าง
- ฝั่งพนักงานบริษัท
เมื่อเราได้รับเงินเดือนจากบริษัทแล้วนั้นทุกอย่างที่เราทำในบริษัท หรือข้อมูลที่เราเป็นผู้ริเริ่มต้นขึ้นถือว่าเป็นทรัพสินของทางบริษัททั้งหมด แม้แต่เมล์ ข้อมูลในเมล์ Contact เราไม่สามารถทำลายหรือก่อให้เกิดความเสียหายกับองค์ก่อนได้อาจโดนฟ้องร้องชดใช้ค่าเสียหายในภายหลัง ดังนั้น การลาออกขอให้จากกันด้วยดีจะดีกว่า
เมล์บริษัท คืออะไร
ถ้าเราเข้าไปอยู่ในองค์กรหรือบริษัทฯ เราจะมีเมล์ที่ใช้ติดต่อสื่อสารภายในองค์กรกับบุคคลภายนอกที่เป็นพันธมิตรทางธุรกิจและคู่ค้า เมล์ของเรามักจะเป็นชื่อจริง + โดเมนบริษัท อย่างเช่น Somchai@company.com หรือถ้าองค์กรใหญ่ๆจะมีพนักงานชื่อซ้ำหลายคนในบริษัทนั้นจะมี จุด. ตามด้วยอักษร 1-2 ตัวแรกของนามสกุล เช่น Somchai.k@company.com หรือ Somchai.kh@company.com เพื่อให้รู้ว่าคือ คุณสมชาย กุลมงคลท นั่นเอง
บริษัทใช้ระบบเมล์อะไร
ในการจัดตั้งบริษัทนั้นสิ่งที่ขาดไม่ได้คือเว็บไซต์บริษัท โดยส่วนมากจะนิยมใช้อยู่ 2 โดเมนเป็นหลักคือ .com กับ .co.th และเอาชื่อโดเมนไปผูกกับระบบ Cloud EMail Platform หรือผู้ให้บริการระบบเมล์ ทางบริษัทก็จะมีทางเลือกด้วยกัน 4 แบบ คือ
- ใช้ระบบเมล์ผู้ให้บริการระดับองค์กร เช่น
– Google workspace ชื่อเดิมคือ G Suite
– Microsoft 365® - Private Email Server ตั้งระบบ Cloud EMail Server เองไม่ใช้ของใคร
- Cloud Email Hosting ใช้บริการผ่านผู้ให้บริการในไทย
- Webmail Hosting ใช้ระบบเมล์ฟรีที่ติดมากับโฮสติ้งเว็บไซต์
วันนี้เราจะมาพูดถึงในหัวข้อที่ 1 กันครับ คือ Google workspace กับ Microsoft 365® เพราะเป็นบริการที่องค์กรส่วนใหญ่เลือกใช้งานกันมากกว่า ส่วนหัวข้ออื่นเอาไว้จะเขียนทีหลังนะครับ ถ้าไม่ลืม…
เมื่อพนักงานลาออกต้องทำอย่างไรกับ EMail !!
ถ้ามีพนักงานลาออกจะมีเวลา 30 วันในการหาคนมาทดแทน เพื่อส่งมอบงานกันต่อ ถ้าไม่มีคนมาแทนเขาและเมื่อเขาพ้นสภาพถ้าเราเป็นคนดูแลระบบเมล์ในองค์ก่อนอยู่ให้ทำตามสเต็ปตามนี้เลยนะครับ
- Reset Password : เปลี่ยนรหัสผ่านของเมล์พนักงานที่ลาออก เพื่อตัดการเชื่อมต่อ
- Auto Forward : ตั้งให้ส่งต่ออัตโนมัติไปเมล์กลางของแผนก หรือ ส่งต่อไปที่หัวหน้างาน เพื่อดูแลลูกค้าต่อชั่วคราว
- Auto Reply : ตั้งให้ตอบกลับอัตโนมัติว่า เมล์นี้ไม่ได้ใช้แล้วพร้อมกับแจ้งชื่อพนักงานคนใหม่ หรือ Contact ใหม่ให้ผู้ที่ส่งเมล์มาหาทราบ
- Backup EMail : ให้ทำการสำรองข้อมูลอีเมล์เป็นไฟล์ .PST จากโปรแกรม MS Outlook เก็บไว้ในกับ IT Support
- Deleted EMail Account License : ให้ลบเมล์พนักงานที่ลาออกแล้วทิ้ง
- Email Alias : เมื่อลบเมล์นั้นทิ้งแล้ว ให้ไปตั้ง “ตั้งอีเมลแทน” หรือที่เรียกว่า Email Alias ให้ไปอยู่กับพนักงานใหม่อีก 7-14 วันแล้วค่อยลบเมล์นั้นทิ้ง
- Deleted Email Alias : หลังจากนั้นให้ลบ “อีเมลแทน” หรือ Email Alias ออกจากพนักงานคนใหม่ เพื่อให้ลูกค้าส่งเมล์มาไม่ได้ แต่ลูกค้าจะมีเมล์ใหม่ที่เราตอบกลับไปแล้ว
ทำความเข้าใจ Email Alias คืออะไร ?
ถ้าไม่ใช้คนดูแลระบบเมล์ไม่รู้จักคุณสมบัตินี้แน่นอนครับ Email Alias หรือชื่อไทยว่า “อีเมลแทน” เป็นฟังก์ชั่นนึงของการตั้งค่าเมล์ในองค์กร หน้าที่ของ Email Alias คือ เมื่อมีใครก็ตามที่ส่งเมล์มาหาพนักงานที่ลาออกไปแล้ว ลบเมล์ inbox เขาในระบบทิ้งแล้ว มันก็ยังรับเมล์ที่ส่งมา แต่จะไปเข้า inbox ของอีกคนที่เพิ่มชื่อเมล์พนักงานที่ลาออกไปแล้วไว้ใน EMail List ของตัวเอง
อธิบายในอธิบายว่า ถ้าพนักงานที่ลาออกไปมีชื่อเล่นว่า “อีปลวก” ถ้าเขาลาออกไปก็จะไม่มีชื่อนี้ในบริษัท มีใครมาขานเรียกชื่อ “อีปลวก” ก็ไม่มีพนักงานคนไหนหันมารับ แต่ถ้าเราใช้ฟังก์ชั่น Email Alias ไปมอบหมายชื่อ “อีปลวก” ให้กับพนักงานอีกคนชื่อ “เพ็ญศรี” ทีนี้คนๆนี้จะมี 2 ชื่อคือ “อีปลวก” + “เพ็ญศรี” ถ้ามีใครเรียก 2 ชื่อนี้เขาก็จะหันไปขานรับ เพราะชื่อเล่นจริงๆของเขาคือ “เพ็ญศรี” ชื่อนามปากกาอีกชื่อคือ “อีปลวก” ดังนั้น Email Alias จึงทำหน้าที่เป็น “อีเมลแทน” หรือ “นามแผง” หรือ “นามปากกา” เมื่อมีคนส่งเมล์มาหาก็จะเข้า inbox จริงๆ เมื่อมีคนส่งหาโดยถึงนามแฝงก็จะเข้า inbox เหมือนๆกัน จนกว่าเราจะลบ Email Alias ออกเขาจึงจะส่งมาแล้วไม่ถึงเรา ถ้าถามว่าเมื่อไหร่ที่ควรลบ Email Alias ตอบได้ว่าเมื่อเราคุยกับลูกค้าเก่าจนระยะนึงแล้วเขาส่งมาเมล์ใหม่แล้ว เราก็ลบ Email Alias ออกได้แล้ว
มารู้จัก Microsoft Outlook ?
ไมโครซอฟ เอาท์ลุค หรือ Microsoft Outlook ในที่นี้หมายถึงโปรแกรม Software ติดตั้งบน PC / Labtop Desk ที่เชื่อมต่อกับผู้ให้บริการระบบเมล์ เพื่อให้เราสามารถเช็คทุกบัญชีเมล์ของเราได้บนโปรแกรม Outlook โดยที่เราตั้งรหัส Login ไว้ให้เรียบร้อย ไม่ต้องมามาคอย Login ตลอดเวลา จะได้ง่าย เร็ว ต่อการเช็คเมล์ ตอบเมล์
สำรับใครที่ทำงานใช้เมล์ในการติดต่อสื่อสารกับคู่ค้า และลูกค้าเป็นประจำคงจะชินการการเปิด Microsoft Outlook ในเครื่องมากกว่าการ Login ผ่าน Web Browser เพราะเราไม่ต้องไปใส่รหัส Login แถมยังรวมรวมเมล์ทั้งหมดที่เรามีมาไว้ที่เดียวให้เราเช็คเมล์
จะหาโปรแกรมได้จากที่ไหน
โปรแกรม Microsoft Outlook มากับชุดติดตั้ง Microsoft Office ปัจจุบันมาถึงเวอร์ชั่น 2021 แล้ว ซึ่งจะประกอบไปด้วย
- Microsoft Access 2021
- Microsoft Excel 2021
- Microsoft Outlook 2021
- Microsoft PowerPoint 2021
- Microsoft Publisher 2021
- Microsoft Word 2021
- Skype for business 2021
- Microsoft Visio 2021
- Microsoft Project 2021
มารู้จัก Microsoft Outlook กับ Outlook.com ?
ที่ผ่านมาผมเจอแต่คนงง 2 บริการนี้ คือ Outlook ที่ใช้ใน PC กับ Outlook.com เวลาเราพูดถึง Outlook คนที่ฟังก็จะนึกถึงแต่ Microsoft Outlook ที่ติดตั้งบน PC เท่านั้น ขอขยายความและทำความเข้าใจใหม่ว่า
Microsoft Outlook หมายุึง Outlook ที่ติดตั้งบน PC เพื่อเอาไว้เช็ค/ส่งเมล์ ใช้ได้ทั้งชื่อเมล์ @Company.com, @outlook.com, @msn.com, @hotmail.com, @live.com
Outlook.com หมายถึง ชื่อโดเมนที่เราเอาไว้ Login เพื่อเอาไว้เช็ค/ส่งเมล์ ผ่าน Web Browser เท่านั้น
คนน่าจะสับสนกันบ่อยว่ามันมีแค่ชื่อเดียวหมายถึงสิ่งเดียว ตอนหลังมาผมเห็น Microsoft ทำ Redirect Domain จาก Outlook.com ไปเป็น https://outlook.live.com แล้ว และไม่ใช่แค่โดเมนเดียวแถมยังทำทุกโดเมนให้ Redirect ไป Login ที่เดียวทั้งหมด
งงกับโดเมนของ Microsoft
จะบอกว่าอย่าเพิ่งไปงงกับโดเมนของ Microsoft เพราะเวลาผ่านไปเขาก็มีการปรับปรุงแบรนด์และบริการเรื่อยๆ เป็นเรื่องปกติ ดังนั้น ถ้าเราใช้ @outlook.com, @msn.com, @hotmail.com, @live.com ปัจจุบันก็จะต้อง login ที่เว็บ https://outlook.live.com โดเมนเดียวเท่านั้นแล้ว
